Teamassistenz/Sachbearbeiter (w/m/d) Personal und Recht

Als kommunikationsstarkes Organisationstalent, das vielseitig interessiert ist und Freude an an einem Blick "über den Tellerrand hinaus" hat, suchen wir Sie - idealerweise ab sofort!

Sie unterstützen uns - die Bereichsleiterin und die drei Personalsachbearbeiterinnen - in unserer täglichen Arbeit - von der Terminvereinbarung über Rechercheaufgaben bis hin zu Themen der Personalarbeit.

Der Bereich Personal und Recht mit der Personalabteilung und dem Empfang ist erste Anlaufstelle für Menschen, die sich für das Arbeiten am ifo Institut interessieren. Wir verstehen uns als Dienstleister und Servicepartner für alle, die sich für das ifo als Arbeitgeber interessieren und für alle Mitarbeiter*innen. Wir kümmern uns darum, die besten Mitarbeiter*innen für das ifo zu gewinnen und begleiten sie, solange sie bei uns beschäftigt sind.

Wenn Sie uns und unseren Bereich näher kennenlernen wollen, schauen Sie doch mal auf unserer Bereichswebseite vorbei!

Wir, das ifo Institut, gehören zu den führenden Wirtschaftsforschungsinstituten in Europa. Wir bearbeiten auf wissenschaftlich höchstem Niveau und mit internationaler Ausstrahlung wirtschaftlich und wirtschaftspolitisch relevante Fragestellungen und entwickeln forschungsbasierte Handlungsempfehlungen für Politik, Wirtschaft und Gesellschaft. Über unsere fünf Handlungsfelder – Forschung, Nachwuchsförderung, Politikberatung, Beteiligung an öffentlichen Debatten und Information/Service – tragen wir dazu bei, unter sich ständig ändernden Rahmenbedingungen nachhaltigen wirtschaftlichen Wohlstand und gesellschaftliche Teilhabe zu wahren und zu steigern.

Wollen Sie mehr über uns wissen? Treffen Sie uns auf https://www.ifo.de/ueber-uns/ifo-Karriere

In Ihrem neuen Job erwartet Sie...

• als Teamssistenz...
• erste*r Ansprechpartner*in für Anfragen an die Bereichsleitung zu sein.
• die Planung und Organisation von Terminen für die Bereichsleitung und deren Vorbereitung.
• die Organisation von Dienstreisen der Bereichsleitung (von der Antragstellung bis zur Abrechnung).
• die Unterstützung der gesamten Personalabteilung.
• die Organisation und Aktualisierung der verschiedenen E-Mail-Postfächer.
• die Aktualisierung einzelner Bereiche des Intranets.
• die Organisation verschiedener institutsweiter / bereichsübergreifender Veranstaltungen (Gesundheitsschutz, Weiterbildungen etc.)
• die Unterstützung des Recruitings (Terminmanagement, Raumbuchung/-überprüfung).
• als Sachbearbeiter*in...
• die Recherche zu juristischen und personalspezifischen Themen.
• die Unterstützung der Personalerinnen im Tagesgeschäft (bei der Erstellung einfacher Arbeitsverträge nach Vorlage, bei der Mitwirkung beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen etc. ).
• die Mitwirkung bei der monatlichen Personalkostenüberwachung und Budgetkontrolle.
• die Unterstützung des Dienstreiseteams bei der Belegsammlung, - klärung, -verwaltung und -weitergabe.

Wir wünschen uns von Ihnen...

• eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• erste Berufserfahrung als Assistenz und/oder Sachbearbeiter*in.
• sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS Office Anwendungen (Outlook, Word, Excel, Power Point ...).
• Freude an Veränderung - im Rahmen von Projekten und Digitalisierungsprozessen.
• Kommunikationsstärke und einen respektvollen Umgang mit unterschiedlichen Berufsgruppen.
• ein souveränes, freundliches Auftreten und ausgeprägte Organisations- und Teamfähigkeit.
• selbstständiges, lösungsorientiertes und sehr zuverlässiges Arbeiten.
• das gewissenhafte Einhalten von Terminen.
• Eigeninitiative, ein großes Interesse an Neuem und die Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten.
• ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache.

Unser Team…

ifo:

• erfüllt eine Aufgabe, die Sinn stiftet: Sie unterstützen die Arbeit unserer Wissenschaftler*innen und wirken damit an unserem öffentlichen Auftrag mit.
• hat bei uns einen sicheren unbefristeten Arbeitsplatz in Vollzeit (40,1 Stunden/Woche).
• erhält seine Vergütung nach TV-L E 8/ E 9a (im Umfang von ca. 45.000 € brutto pro Jahr inkl. Jahressonderzahlung), abhängig von Ihren Vorkenntnissen und Ihrer Erfahrung.
• bekommt eine sog. Münchenzulage, wenn die Voraussetzungen dafür vorliegen.
• erhält eine betriebliche Altersversorgung (VBL) (zusätzlich zur gesetzlichen Rentenversicherung).
• wird von uns bestmöglich, modern und umfassend für seinen Arbeitsalltag ausgestattet.
• hat die Chance, unsere Weiterbildungsmöglichkeiten zu nutzen und sich professionell sowie persönlich weiterzuentwickeln.

Work-Life-Balance: 

• wird von uns mit flexiblen Arbeitszeiten in seiner Work-Life-Balance unterstützt.
• kann unsere Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten nutzen.
• nimmt unsere betrieblichen "Feiertage" während des Jahres wahr (einen halben Tag am Faschingsdienstag sowie den 24. und den 31. Dezember jeweils ganztags).

Umfeld:

• ist Teil eines professionellen Teams das sich gegenseitig unterstützt und respektiert.
• arbeitet in direkter Nähe zum Englischen Garten und der Isar.
• kann unseren schönen Garten, der alle Häuser verbindet, zum Entspannen in der Mittagspause, für einen Kaffee zwischendurch oder zum Austausch unter Kolleg*innen nutzen.

Unterstützung:

• hat nach bestandener Probezeit Anspruch auf einen Umzugskostenzuschuss, wenn der Umzug aus einem Umkreis von 200 km oder mehr nach München oder ins Umland erfolgt.

Im Jahr 2019 wurden wir von der Europäischen Kommission mit dem Preis "HR Excellence in Research" ausgezeichnet. Unsere Mitgliedschaft im Familienpakt Bayern stärkt unsere Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Wir verpflichten uns zur Gleichberechtigung aller Mitarbeiter*innen und sorgen für ein diskriminierungs- und belästigungsfreies Arbeitsumfeld. Alle qualifizierten Bewerber*innen werden ungeachtet ihrer ethnischen Herkunft, ihrer Hautfarbe, ihrer Religion, ihres Geschlechtes, ihres Alters, ihrer sexuellen Orientierung, ihrer nationalen Herkunft oder einer Behinderung gleichermaßen für eine Anstellung berücksichtigt.

Wie Sie sich bewerben!

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen mit der Kennziffer 2024-007 PuR-SB bis zum 26. Mai 2024 über das Formular hier.

Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen ausschließlich über das Portal angenommen und berücksichtigt werden. Bewerbungen per Mail oder über andere Portale gelten als nicht eingegangen und können nicht berücksichtigt werden.

Ihre Bewerbung soll ein Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und soweit möglich Arbeitszeugnisse enthalten.

Achten Sie bitte darauf ausschließlich .pdf Dateien, Word Dokumente und Bilder im .jpg Format zu verwenden. Bitte beachten Sie ebenfalls, kurze Dateibezeichnungen zu verwenden. Zu lange Dateibezeichnungen können zu Fehlern beim Versand der Bewerbung führen. Bitte lesen Sie sich das Dokument "Informationen zur Anlagenbenennung" aufmerksam durch, damit Ihre Bewerbung fehlerfrei an uns übersendet werden kann. Bitte verwenden Sie als Browser "Mozilla Firefox" oder "Microsoft Edge". Bei Problemen prüfen Sie bitte, ob Sie die aktuellste Browserversion verwenden.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an recruiting(at)ifo.de.