26.08.2021

Assistenz des administrativen Direktors (w/m/d)

Leibniz-Institut für Bildungsverläufe (LIfBi), Bamberg

Am Leibniz-Institut für Bildungsverläufe ist zum 1.11.2021 folgende Stelle in Vollzeit (max. TV-L E8) und zunächst für zwei Jahre befristet zu besetzen:

Assistenz des administrativen Direktors (w/m/d)

Das Leibniz-Institut für Bildungsverläufe (LIfBi) ist eine rechtlich eigenständige Infrastruktureinrichtung der empirischen Bildungsforschung und An-Institut der Otto-Friedrich-Universität Bamberg. Zuständig ist das LIfBi insbesondere für die Durchführung des Nationalen Bildungspanels (NEPS). Die zentrale Aufgabe dieses langfristigen Projekts ist die Bereitstellung von repräsentativen Daten zu Kompetenzentwicklung und Bildungsverläufen in Deutschland.

Ihr Arbeitsumfeld:

Sie arbeiten in einem Team von rund 200 Beschäftigten mit wissenschaftlichem oder nicht-wissenschaftlichem Arbeitsschwerpunkt am Standort Bamberg. Der administrative Direktor verantwortet den Haushalt inklusive der Budgetplanung und ist zugleich der Leiter der Verwaltungsabteilung. Gemeinsam mit der Direktorin obliegt ihm die gerichtliche und außergerichtliche Vertretung des Instituts.

Ihre Aufgabenbereiche:

Das umfangreiche und verantwortungsvole Aufgabengebiet umfasst unter anderem diese Tätigkeiten:

  • selbständige Organisation und Koordinierung der internen Arbeitsabläufe und des Geschäftsverkehrs im Vorstandssekretariat
  • Aufbereitung und Einordnung von Vorlagen, Arbeitspapieren und Informationen zu unterschiedlichen Themenfeldern
  • Monitoring von Beschlussfassungen und Wiedervorlagen
  • Zusammenstellen und Aufbereiten von Berichten, Sitzungsunterlagen und Präsentationen
  • Organisation und Protokollierung von Veranstaltungen sowie Betreuung von in- und ausländischen Gästen
  • Reiseplanung im In- und Ausland und Vorbereitung von Reisekostenabrechnungen

Ihre Voraussetzungen:

  • sehr guter Berufsabschluss als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder vergleichbare Ausbildung
  • Weiterqualifizierung im Bereich Office-Management (z.B. IHK, Kolping, etc.) von Vorteil
  • mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in vergleichbarer Position
  • Erfahrungen im wissenschaftlich-administrativen Umfeld von Vorteil
  • Aufgeschlossene, strukturiert arbeitende Persönlichkeit
  • Loyalität, Diskretion sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative, eine sehr selbständige Arbeitsweise und ein hervorragendes Kommunikations- und Organisationsgeschick werden ebenso vorausgesetzt wie Teamgeist und eine starke Dienstleistungsorientierung
  • sicherer Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Programmen und Internetanwendungen
  • sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch

Wir bieten:

  • eine Beschäftigung in einem spannenden und wachsenden Tätigkeitsfeld
  • Einarbeitung in ein Thema, das zunehmend im Fokus öffentlicher Aufmerksamkeit steht
  • flexible Arbeitszeiten in einem angenehmen Arbeitsumfeld
  • eine betriebliche Altersversorgung mit Entgeltumwandlung bei der VBLU

Das LIfBi legt besonderen Wert auf die Gleichstellung von Frauen und Männern. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bei inhaltlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Ilona Kellermann (+49 951 863-3403, ilona.kellermann(at)lifbi.de).

Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen und vollständigen Unterlagen senden Sie bitte bis 19.9.2021 unter Angabe des Betreffs "Assistenz Direktor" über unser Onlineformular (https://jobs.lifbi.de/de). Spätestens sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten gelöscht.

Weitere Informationen zum LIfBi finden Sie unter www.lifbi.de.