11.01.2023

Assistenz (w/m/d) - Vollzeit/Teilzeit mind. 30 Stunden/Woche für das Büro des kaufmännischen Vorstands

ifo Institut Leibniz-Institut für Wirtschaftsforschung an der Universität München e. V. (ifo)

Sie möchten zur erfolgreichen Arbeit unseres Vorstands beitragen? Dann kommen Sie in unser Team und unterstützen unser Mitglied des Vorstands, Frau Dr. Stephanie Dittmer, in allen administrativen und organisatorischen Themen.

Der Vorstand führt die Geschäfte und bestimmt im Rahmen seiner Gesamtverantwortung das wissenschaftliche Profil des ifo Instituts. Frau Dr. Dittmer ist dabei insbesondere für die kaufmännische Geschäftsführung zuständig und hat die Verantwortung für die Infrastruktur (Finanzen, IT, Personal, Kommunikation sowie Bibliothek) mit besonderem Schwerpunkt auf Personalpolitik und den Wissenstransfer.

Das ifo Institut gehört zu den führenden Wirtschaftsforschungsinstituten in Europa. Es bearbeitet auf wissenschaftlich höchstem Niveau und mit internationaler Ausstrahlung wirtschaftlich und wirtschaftspolitisch relevante Fragestellungen und entwickelt forschungsbasierte Handlungsempfehlungen für Politik, Wirtschaft und Gesellschaft. Über seine fünf Handlungsfelder – Forschung, Nachwuchsförderung, Politikberatung, Beteiligung an öffentlichen Debatten und Information/Service – trägt es dazu bei, unter sich ständig ändernden Rahmenbedingungen nachhaltigen wirtschaftlichen Wohlstand und gesellschaftliche Teilhabe zu wahren und zu steigern.

Wollen Sie mehr über uns wissen? Treffen Sie uns auf https://www.ifo.de/ueber-uns/ifo-Karriere

Warum ifo?

  • Wir bieten eine Aufgabe, die Sinn stiftet: Mit ausgezeichneten Administrations- und internen Serviceleistungen tragen Sie zur Exzellenz der Arbeit des Vorstands bei und wirken so an unserem öffentlichen Auftrag mit.
  • Wir bieten Ihnen eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld, in dem Sie mit Engagement und Ideen Dinge bewegen können.
  • Wir schreiben persönliche Wertschätzung und Teamwork groß.
  • Bei uns haben Sie einen sicheren Arbeitsplatz mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag.
  • Ihre Vergütung und die betriebliche Altersversorgung richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt in der Entgeltgruppe 9b mit Weiterentwicklung in die E 10.
  • Abhängig von Ihrer persönlichen Präferenz können Sie Teilzeit (mit mindestens 30 Wochenstunden) oder bis zu Vollzeit (40,1 Stunden) arbeiten. 
  • Work-Life-Balance ist uns wichtig: Im Rahmen unserer Betriebsvereinbarung können Sie außerdem zeitlich flexibel und teilweise remote arbeiten.
  • Wir schreiben Weiterbildung groß und fördern unsere Mitarbeiter*innen bei Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung.
  • Unser Institut ist ein toller Arbeitsort mit eigenem Garten und in der Nähe von Isar und Englischem Garten. 
  • Mitarbeiter*innen, die aus einem Umkreis von mindestens 200 km zuziehen, erhalten einen Umzugskostenzuschuss. 

Ihr Aufgabengebiet

  • Sie unterstützen unseren kaufmännischen Vorstand mit Assistenz- und Sachbearbeitungstätigkeiten: 
    • Sie organisieren und führen das Vorstandssekretariat in deutscher und englischer Sprache selbständig und mit großer Verlässlichkeit.
    • Termine von Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen managen und bereiten Sie souverän vor.
    • Für die Besucher und Gäste von Frau Dr. Dittmer sind Sie der*die erste Ansprechpartner*in.
    • Eingehende Post, egal ob elektronisch oder in Papier, bearbeiten Sie entsprechend der Vorgaben.
    • Sie beantragen, organisieren und buchen Dienstreisen und rechnen diese ab.
    • Vereinzelt organisieren Sie Workshops.
    • Die Verträge von Forschungsprofessoren, Gastwissenschaftlern etc. erstellen Sie zuverlässig und haben notwendige Verlängerungen im Blick.
  • Sie übernehmen die Urlaubsvertretung und ggf. einen festen Aufgabenkreis der Assistenz unseres Präsidenten:
    • Die Aufgaben sind mit Ihren regulären Aufgaben vergleichbar. 
    • In der Vertretungszeit fällt evtl. Mehrarbeit an, die Sie im restlichen Jahr ausgleichen können.
  • Sie achten auf unser Intranet, das ifonet:
    • Sie koordinieren die Inhalte des ifonet bereichsübergreifend.
    • Die Redaktion für den Vorstandsbereich liegt in Ihren Händen.
    • Sie organisieren und steuern ggf. erforderliche Meetings der Intranet-Redakteure der ifo-Bereiche
    • Bei der technischen Umsetzung arbeiten Sie mit einem beauftragten Unternehmen zusammen.

Was Sie mitbringen

  • Ein mit sehr gutem Ergebnis abgeschlossene Studium (Bachelor/Hochschule) oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten. 
  • Mehrjährige Erfahrung in kaufmännischen und/oder administrativen Tätigkeiten.
  • Idealerweise Berufserfahrung in einem Vorstandssekretariat.
  • Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit den MS Office Anwendungen, sowie in Teams, Zoom und SharePoint.
  • Ausgezeichnete Sprach- und Formulierungskenntnisse in Deutsch und Englisch.
  • Die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu organisieren und zu bearbeiten und dabei einen "kühlen Kopf" zu bewahren.
  • Einen freundlichen Umgang, hohe Serviceorientierung und die Fähigkeit, souverän mit unterschiedlichen Berufsgruppen zu kommunizieren. 
  • Eigeninitiative und die Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten.

Wir fördern die berufliche Gleichstellung unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität.

Ihre Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann übersenden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit der Kennziffer 2023-002 VO-A bis zum 5. Februar 2023 über das Formular hier.

Bitte fügen Sie ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Zeugnisse und weitere bewerbungsrelevante Dokumente im unteren Bereich des Formulars an.

Achten Sie bitte  darauf ausschließlich .pdf Dateien, Word Dokumente und Bilder im .jpg Format zu verwenden. Bitte beachten Sie ebenfalls, kurze Dateibezeichnungen zu verwenden. Zu lange Dateibezeichnungen können zu Fehlern beim Versand der Bewerbung führen. Bitte lesen Sie sich das Dokument "Informationen zur Anlagenbenennung" aufmerksam durch, damit Ihre Bewerbung fehlerfrei an uns übersendet werden kann.

Bitte verwenden Sie als Browser "Mozilla Firefox" oder "Microsoft Edge". Bei Problemen prüfen Sie bitte, ob Sie die aktuellste Browserversion verwenden.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an recruiting(at)ifo.de.

https://www.ifo.de/