14.11.2019

Fremdsprachensekretär (m/w/d) / Institutssekretär (m/w/d)

Leibniz-Institut für Festkörper- und Werkstoffforschung Dresden (IFW)

Das Leibniz-Institut für Festkörper- und Werkstoffforschung Dresden e. V. (IFW) ist ein außeruniversitäres Forschungsinstitut und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Das Institut beschäftigt durchschnittlich 600 Mitarbeiter und widmet sich neben seinen wissenschaftlichen Aufgaben der Förderung des wissenschaftlichen und technischen Nachwuchses. Auf höchstem internationalem Niveau betreibt das IFW moderne Werkstoffwissenschaft auf naturwissenschaftlicher Grundlage und macht die gewonnenen Ergebnisse für die Wirtschaft nutzbar. Die komplexe und interdisziplinäre Forschungsarbeit wird innerhalb des IFW von fünf wissenschaftlichen Instituten geleistet, die darin von einer hochentwickelten technischen Infrastruktur unterstützt werden. Das IFW unterstützt seine Beschäftigten dabei, Beruf und Familie miteinander zu vereinbaren und stellt sich regelmäßig dem Audit berufundfamilie®.

Am Institut für Festkörperforschung (IFF) ist ab 1.1.2020 eine Stelle als

Fremdsprachensekretär (m/w/d)

Institutssekretär (m/w/d)

mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 40 Stunden zu besetzen. Die Stelle ist vorerst befristet für zwei Jahre, bei Eignung ist eine Entfristung vorgesehen. Eine Tätigkeit in Teilzeit ist in Absprache möglich.

In dieser Position sind Sie Mittler (m/w/d) und Informationsschnittstelle zwischen dem Institutsdirektor, den Wissenschaftlern und Technikern und der Verwaltung. Am IFF sind Forscher unterschiedlichster Nationalitäten tätig, so dass die Kommunikation auch in englischer Sprache geführt wird.

Aufgabenschwerpunkte:

Institutsbezogene kaufmännisch-verwaltende und disponierende Aufgaben zur Entlastung des Institutsdirektors, der Abteilungs- und Forschungsgruppenleiter (m/w/d) und Wissenschaftler (m/w/d) u.a.:

  • Sicherung einer effizienten Büroorganisation zusammen mit der Sekretärin des Wissenschaftlichen Direktors sowie deren Vertretung bei Urlaub, Krankheit und sonstiger Abwesenheit
  • Korrespondenz, Telefonate und elektronische Kommunikation in Deutsch und Englisch
  • Reiseplanung und -organisation inklusive der dazugehörigen Kostenabrechnung;
  • Anträge und Dokumente für Personalvorgänge vorbereiten; Anfragen bearbeiten
  • Besprechungen und Termine planen und organisieren, Unterlagen aufbereiten und erstellen
  • Urlaubsplanung und Arbeitszeiterfassung koordinieren
  • Information- und Dokumentenverwaltung, Archivierung, Bestellwesen

Ihr Profil:

  • Abschluss im Fremdsprachenbereich (1. Fremdsprache Englisch) oder kaufmännische Berufsausbildung und sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (mindestens Niveaustufe B2 des GER, nachgewiesen durch Zertifikate)
  • Berufserfahrung als Sekretär (m/w/d) in einem internationalen Arbeitsumfeld, idealerweise in einer Universität oder wissenschaftlichen Einrichtung
  • zu Ihren Stärken gehören Organisationstalent, Belastbarkeit, Flexibilität und ergebnisorientiertes Arbeiten
  • Sie arbeiten gern selbstständig und sind auch an hektischen Tagen nicht aus dem Konzept zu bringen
  • Sie sind es gewohnt, in einem professionellen Arbeitsumfeld mit hohen Qualitätsstandards zu arbeiten

Das Arbeitsverhältnis, einschließlich Vergütung, richtet sich nach dem Tarifrecht für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Eingruppierung kann bei Vorliegen aller tarifrechtlicher Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 7 erfolgen. Der Arbeitsort ist Dresden.

Das IFW Dresden versteht sich als familienfreundliche Einrichtung und fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) werden bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt.

Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen senden Sie bitte bis zum 31.12.2019 unter Angabe der Kennziffer DM1000-1/20 in einem PDF-Dokument zusammengefasst (andere Formate werden nicht berücksichtigt) an bewerbung(at)ifw-dresden.de.

Für Rückfragen nutzen Sie bitte die E-Mail bewerbung(at)ifw-dresden.de.

Weitere Informationen unter www.ifw-dresden.de.