08.06.2021

Mitarbeiter/in Veranstaltungsorganisation und Gästemanagement (m/w/d)

Leibniz-Institut für Geschichte und Kultur des östlichen Europa (GWZO), Leipzig

Das Leibniz-Institut für Geschichte und Kultur des östlichen Europa (GWZO) e.V. ist ein interdisziplinäres und international ausgerichtetes außeruniversitäres Forschungsinstitut, das in vergleichender Perspektive Geschichte und Kultur des Raumes zwischen Ostsee, Schwarzem Meer und Adria vom Frühmittelalter bis zur Gegenwart erforscht. Als gemeinnütziger Verein im Jahr 1995 gegründet beschäftigt das GWZO, das auch ein An-Institut der Universität Leipzig ist, gegenwärtig ca. 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem In- und Ausland und verfügt über einen jährlichen Gesamthaushalt in Höhe von ca. 5 Mio. EUR.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine/einen

Mitarbeiter/in Veranstaltungsorganisation und Gästemanagement (m/w/d)

(bis TV-L EG 8, Vollzeit oder Teilzeit, befristet auf zunächst 2 Jahre)

Die Stelle ist in der Abteilung 4 „Wissenstransfer und Vernetzung“ angesiedelt.

Ihre Aufgaben:

  • Organisationstechnische Durchführung der wissenschaftlichen Präsenzveranstaltungen des GWZO, einschließlich Teilnehmer-und Referentinnen/Referentenmanagement (Klärung von Visa-Angelegenheiten, Erstellung der Einladungen, Akkreditierung der Teilnehmer*innen usw.), Koordination externer Dienstleister, Korrespondenz mit Veranstaltungsteilnehmern und Dienstleistern
  • Vorbereitung, Betreuung und Abrechnung der Gastwissenschaftler*innen und Gastaufenthalte nationaler und internationaler Wissenschaftler*innen am GWZO. inkl. Vertrags-, Travel- und Unterkunftsmanagement, Klärung von Visa-Angelegenheiten sowie Führung der Korrespondenz mit den Gästen
  • Koordination, Organisation und Abrechnung des halbjährigen Ausschreibungs- und Bewerbungsverfahrens zum Stipendiaten-Programm des GWZO, inkl. Korrespondenz mit den Bewerber*innen, Travel- und Unterkunftsmanagement und Klärung von Visa-Angelegenheiten

Ihr Profil:

  • abgeschlossenes Studium, idealerweise im Event- oder Veranstaltungsmanagement, und/oder eine abgeschlossene Berufsausbildung als Veranstaltungskaufmann*frau oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Berufserfahrung in der Event-Projektplanung (idealerweise im Bereich wissenschaftlicher Veranstaltungen) sind von Vorteil
  • sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Kenntnisse einer osteuropäischen Sprache sind erwünscht
  • sehr gute Kenntnisse in der Anwendung von MS-Office
  • Organisationsstärke, Zuverlässigkeit, Dienstleistungsorientierung, Teamfähigkeit, Einsatzbereitschaft

Wir bieten: 

  • eine abwechslungsreiche, kommunikative und serviceorientierte Tätigkeit
  • fachbezogene Weiterbildungsmöglichkeiten
  • eine betriebliche Altersvorsorge im Rahmen der VBL
  • eine offene und teamorientierte Arbeitsatmosphäre, flache Hierarchien
  • lebendige Sozialkultur, Offenheit und vertrauensvolles Miteinander 
  • Arbeitsplatz im Herzen der Stadt Leipzig

Die Stelle ist vorzugsweise in Vollzeit zu besetzen; eine Teilzeitbeschäftigung ist möglich. Das GWZO tritt für die Gleichberechtigung von Frauen und Männern ein. Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.

Sollten Sie sich angesprochen fühlen, bitten wir um Zusendung Ihrer aussagekräftigen Bewerbung mit den einschlägigen Unterlagen bis zum 27.06.2021 schriftlich an den Direktor des GWZO, Herrn Prof. Dr. Christian Lübke, Specks Hof, Reichsstraße 4-6, 04109 Leipzig oder per E-Mail an: bewerbung@leibniz-gwzo.de. Eine Bewerbung per E-Mail ist datenschutzrechtlich bedenklich. Der/die Versender/-in trägt dafür die volle Verantwortung.

Weitere Informationen zum GWZO finden Sie auf unserer Website www.leibniz-gwzo.de.

Hinweise zum Datenschutz

Ihre in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen bzw. ggf. im Bewerbungsgespräch erlangten personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens für diese hier ausgeschriebene Stelle verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist § 11 Abs. 1 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz i. V. m. EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Verantwortliche/r für das Bewerbungsverfahren ist die/ der in dieser Ausschreibung oben angegebene Adressat*in der Bewerbung. Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens innerhalb des Institutes weitergegeben an

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  • die/den Gleichstellungsbeauftragte/n,
  • die/ den Inklusionsbeauftragte/n und
  • ggf. den Betriebsrat
    im Rahmen ihrer organisatorischen bzw. gesetzlichen Zuständigkeit.
    Ihre personenbezogenen Daten werden spätestens sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht. Nach der DS-GVO stehen Ihnen gegenüber der Adressatin/dem Adressaten der Bewerbung bei Vorliegen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DS-GV0); Datenlöschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Bei Fragen können Sie sich an die/den Datenschutzbeauftragte/n des GWZO wenden. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim der/ dem Sächsischen Datenschutzbeauftragten.

Mehr Informationen finden Sie unter www.leibniz-gwzo.de.