25.08.2022

Office- und Projektmanagement (m/w/d)

Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung (PIK)

Klima braucht Köpfe. Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK) untersucht wissenschaftlich und gesellschaftlich relevante Fragestellungen. Es ist eine der weltweit führenden Forschungseinrichtungen auf seinem Gebiet und bietet Natur- und SozialwissenschaftlerInnen aus aller Welt beste Voraussetzungen für exzellente interdisziplinäre Forschung.

Innerhalb des Direktoriumsbüros und für das neue Projekt „Jury of 100 for the Planet Prize“ ist im Vorstandsbereich des PIK zum nächstmöglichen Termin die Position

Office- und Projektmanagement (m/w/d)

zu besetzen.

(Stellenausschreibungsnummer: 38-2022 Office- und Projektmanagement)

Die Stelle ist zunächst befristet bis zum Projektende am 19.6.2023. Eine Verlängerung bzw. Entfristung dieser Position wird angestrebt. Die Vergütung bemisst sich entsprechend der Vorgaben des Tarifvertrags der Länder (TV-L Brandenburg). Für diese Stelle ist eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 10 mit einer Arbeitszeit von 40 Stunden/Woche (Vollzeit) vorgesehen.

Ihre Aufgaben umfassen:

  • Koordination und fachliche Anleitung des 3-köpfigen Teams im Direktoriumsbüro des PIK
  • Planung, Verteilung und Erledigung der Sekretariatsaufgaben (z.B. Management von Terminen und Sitzungen per Videokonferenz und in Präsenz; Betreuung von Gästen; Reisemanagment, inklusive Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen; Vorbereitung und Versand von Unterlagen, wie z.B. Einladungen; Erstellung von Berichten, Protokollen, Manuskripten und Präsentations­unterlagen in Deutsch und Englisch; Büro- und Außenkommunikation u.a. mit hochrangigen Personen aus Politik, Wirtschaft und Wissenschaft; Pflege der elektronischen Dateiverwaltung)
  • enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen Direktor Prof. Dr. Johan Rockström und seinem Team bestehend aus wissenschaftliche ReferentInnen und der Wissenschaftskoordinatorin des Vorstandsbereiches
  • Organisation und Optimierung der Büro- und Arbeitsabläufe im Direktoriumsbüro
  • Betreuung und Anleitung von studentischen Hilfskräften im Direktoriumsbüro
  • enge Zusammenarbeit mit den Assistenzen von Prof. Dr. Ottmar Edenhofer und Dr. Bettina Hörstrup
  • gezielte Weiterleitung von externen Anfragen an die Forschungsabteilungen des PIK
  • Terminkoordination, Meeting- und Veranstaltungsmanagement für das Projekt „Jury of 100 for the Planet Prize“
  • Vor- und Nachbereitung von Projektbesprechungen und -veranstaltungen, sowie Unterstützung der Vernetzung und Kooperation innerhalb der Planet Prize Jury
  • Homepagepflege und Datenbankpflege für das Planet Prize Jury Projekt
  • Unterstützung der wissenschaftlichen Arbeiten innerhalb des Planet Prize Jury Projektes (z.B. Korrekturlesen, Literatursammlungen)
  • Verwaltung des Budgets für das Planet Prize Jury Projekt

Sie verfügen über:

  • eine erfolgreiche abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement/Bürokommunikation, Verwaltungsfachwirt/in, Fremdsprachensekretär/in oder ein Bachelorstudium in Wirtschafts-/Sozialwissenschaften oder eine vergleichbare Ausbildung
  • einschlägige Berufserfahrungen in einem dynamischen Sekretariat sind erwünscht, aber keine Voraussetzung
  • sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • gute bis sehr gute Fremdsprachenkenntnisse in Englisch
  • einen sicheren Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
  • idealerweise erste Kenntnisse in Klimawissenschaften oder angelehnten Wissenschaftsbereichen
  • Berufserfahrungen in einem wissenschaftlichen oder universitären Umfeld sind wünschenswert
  • erste Erfahrungen im Umgang mit Projektmanagement-Software sind von Vorteil

Wir erwarten von Ihnen:

  • Koordinations- und Organisationsgeschick
  • positive Einstellung zu administrativen Aufgaben und moderner Büroarbeit
  • selbständiger, lösungs- und ergebnisorientierter Arbeitsstil
  • Fähigkeit, kreative und pragmatische Lösungen zu entwickeln und umzusetzen
  • ausgeprägte Kooperationsbereitschaft und Freude in einem vielfältigen Team zu arbeiten
  • sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
  • sehr gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Anwendungen sowie Interesse, sich in neue Software einzuarbeiten
  • Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und starke Motivation

Wir bieten:

  • die Mitarbeit in einem kreativen und interdisziplinären Team
  • ein spannendes Umfeld in einem international renommierten Forschungsinstitut mit einem Arbeitsplatz inmitten eines wunderschönen Forschungscampus auf dem historischen Telegrafenberg in Potsdam mit guter Anbindung nach Berlin
  • die Möglichkeit zeitlich flexibel und mobil (bis zu 40% der Arbeitszeit) zu arbeiten
  • ein tarifliches Entgelt, tarifliche Leistungen sowie einen Zuschuss zum Jobticket

Das PIK legt Wert auf Chancengleichheit und Vielfalt. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden bei der Einstellung berücksichtigt, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Behinderung, Betreuungspflichten oder Alter. Das PIK strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in der Wissenschaft an und fordert daher Frauen nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleicher Eignung werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Das PIK unterstützt die Rückkehr aus der Elternzeit.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 30.9.2022 direkt über unser Bewerbungsformular.

Das Ausschreibungsverfahren bleibt offen bis die Stelle besetzt ist.

Haben Sie einen internationalen Studienabschluss, so fügen Sie Ihrer Bewerbung bitte auch eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) bei. Sollten Sie noch keine Zeugnisbewertung haben, so müssten Sie diese bei erfolgreicher Bewerbung beantragen. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite https://www.kmk.org/zab/zeugnisbewertung.html.

Für weitere inhaltliche Informationen oder Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Frau Dr. Janin Schaffer (janin.schaffer(at)pik-potsdam.de) gern zur Verfügung.

www.pik-potsdam.de