08.09.2021

Sachbearbeiter/in Beschaffung und Vergabe nach VOL (m/w/d)

Leibniz-Institut für Polymerforschung Dresden (IPF)

Das Leibniz-Institut für Polymerforschung Dresden e.V. (IPF) ist ein außeruniversitäres Forschungsinstitut und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Es betreibt weltweit anerkannte anwendungsorientierte Grundlagenforschung zu neuen Polymermaterialien für Zukunftstechnologien u.a. auf den Gebieten Energie, Mobilität, Gesundheit, Nachhaltigkeit und Kommunikation und unterstützt die Überführung von Forschungsergebnissen in die Anwendung. Die Forschungsarbeit erfolgt auf Basis modernster technischer Ausstattung in interdisziplinärer Zusammenarbeit zwischen den fünf Instituten des IPF und eingebettet in zahlreiche nationale und internationale Kooperationen. Das IPF fördert den wissenschaftlichen Nachwuchs und ist als familienfreundlicher Arbeitgeber gemäß Audit berufundfamilie® zertifiziert. Aktuell beschäftigt das Institut ca. 500 Mitarbeiter.

Zur Verstärkung unseres Teams im Kaufmännischen Bereich  suchen wir für die Gruppe Beschaffung und Allgemeine Dienste einen qualifizierten und hoch motivierten

Sachbearbeiter Beschaffung und Vergabe nach VOL (m/w/d)

mit 40 Wochenstunden.

Diese Aufgaben erwarten Sie

  • Unterstützung der Organisation, Koordinierung und Kontrolle der Aufgaben und Arbeitsabläufe, Qualitätssicherung im Bereich Einkauf mittels SAP Modul MM z. B. durch Anlegen und Pflege der Lieferantenstammdaten, Materialbestellungen nach Vergabeverordnung (VOL) und der Prüfung finanzieller Ressourcen, Beschaffung von Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG), Wirtschaftsbedarf, Dienst- und Schutzbekleidung, Maschinen und Geräten, Einholung von Angeboten
  • Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren für Lieferungen und Leistungen bis zum Abschluss von Rahmenverträgen, Zusammenstellung der Vergabeunterlagen und des Qualifizierten Leistungsverzeichnisses mit Terminplanung, Teilnahme an Angebotseröffnungen, Führung von Aufklärungsgesprächen mit Bietern, Prüfung und Wertung der Angebote, Zuschlags- und Auftragserteilung, Dokumentation des Gesamtverfahrens
  • Erstellung von Verträgen für vorgenannte Lieferungen inkl. Dokumentation, Überwachung der Laufzeiten und Terminkontrollen, Bearbeitung von Vertragsreklamationen und Mängelanzeigen, Rechnungsbearbeitung mittels des SAP Moduls E-Rechnung, Prüfung sachliche und rechnerische Richtigkeit

Das bringen Sie mit

  • abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren oder gleichwertig (vorzugsweise Verwaltungsfachangestellte/r, FA/Kaufleute für Bürokommunikation/Büromanagement), A-I-Lehrgang

Sie sollten darüber hinaus verfügen über

  • gute bis sehr gute Kenntnisse im Vergabe- und Vertragsrecht sind wünschenswert aber auch die Bereitschaft, sich in Gebiete des Vergaberechts einzuarbeiten.
  • Verwaltungstechnische Abläufe sowie kaufmännische Zusammenhänge sind Ihnen vertraut
  • sicherer Umgang mit moderner PC-Standardsoftware evtl. Grundkenntnisse im SAP.
  • Grundkenntnisse der Haushaltsbearbeitung incl. sehr gutes Zahlenverständnis
  • strukturelles Denken und Arbeiten sowie geistige Flexibilität
  • eigenständige Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit
  • Diskretion im Umgang mit dienstlichen Informationen sowie ein freundliches, sicheres Auftreten gegenüber Geschäftspartnern und Dienstleistern sind für Sie selbstverständlich.

Eintrittsdatum: ab 1.1.2022 

Dauer: zwei Jahre (mit der Option der Entfristung)

Vergütung:EG 8 TV-L                    

Was Sie erwarten können:

Wir bieten Ihnen eine vielseitige und interessante Herausforderung in einem internationalen Arbeitsumfeld und eine angemessene Bezahlung. Das Entgelt und die Sozialleistungen (u.a. eine betriebliche Altersversorgung, Jobticket, eine flexible familienfreundliche Arbeitszeit und arbeitsplatzbezogene Weiterbildung) richten sich entsprechend der Qualifikation nach dem Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Anstellung erfolgt idealerweise in Vollzeit. Wir sind ausdrücklich an einer langfristigen Zusammenarbeit intteressiert mit dem Ziel der Entfristung der Stelle.

Das  IPF  Dresden  strebt  in  allen  Bereichen nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen  von  Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Ferner will das IPF den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Die vom IPF erhobenen personenbezogenen Daten zu Ihrer Bewerbung sowie deren Auswertung werden ausschließlich für Zwecke des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage vertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO verarbeitet. Eine Übermittlung dieser Daten an Dritte erfolgt nicht. Empfänger sind die zuständigen Mitarbeiter, der Betriebsrat sowie ggf. die Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragte des IPF. Eine Löschung Ihrer uns überlassenen Bewerberdaten nehmen wir 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, d.h. entweder nach Besetzung der ausgeschriebenen Stelle oder nach unserer Entscheidung, die Stelle doch nicht zu besetzen, vor. Für datenschutzrechtliche Fragen und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz(at)ipfdd.de (DSB). Ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde steht Ihnen zu. Vorstellungskosten werden nicht erstattet. Vorstellungskosten werden nicht erstattet.

Bitte senden Sie Ihr Bewerbungsschreiben unter Angabe der Stellenausschreibung Nr. 119-2021 an die Personalabteilung des IPF bevorzugt als Email in einem pdf-Dokument an:

Leibniz-Institut für Polymerforschung Dresden e.V.

Frau Susanne Otto

Leiterin Personal und Soziales

Hohe Straße 6

01069 Dresden

otto-susanne(at)ipfdd.de

Weitere Informationen auf www.ipfdd.de.