14.07.2021

Teamassistenz (w/m/d)

FIZ Karlsruhe - Leibniz-Institut für Informationsinfrastruktur (FIZ KA)

FIZ Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informationsinfrastruktur ist eine der führenden Adressen für wissenschaftliche Information und Dienstleistung und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Unsere Kernaufgabe ist die professionelle Versorgung von Wissenschaft und Wirtschaft mit Forschungs- und Patentinformation sowie die Entwicklung von innovativen Dienstleistungen auf dem Gebiet der wissenschaftlichen Informationsinfrastruktur wie z.B. Forschungsdatenmanagement, Wissensgraphen, digitale Plattformen. Dazu betreiben wir eigene Forschung, kooperieren mit renommierten Universitäten und Forschungsgesellschaften und sind international vernetzt. FIZ Karlsruhe ist eine GmbH mit gemeinnützigem Charakter und eine der großen Infrastruktureinrichtungen in Deutschland.

Zum nächstmöglichen Eintrittstermin suchen wir für unseren Hauptsitz in Karlsruhe eine

Teamassistenz (w/m/d).

Die Stelle befindet sich im Forschungsbereich „Information Service Engineering“ (ISE), wo Sie Herrn Prof. Dr. Harald Sack und sein internationales Team bei deren Forschung und Lehre unterstützen. Sie bilden sowohl die Verbindungsstelle zwischen dem Team und der Verwaltung von FIZ Karlsruhe als auch die Verbindung zum Karlsruhe Institut für Technologie (KIT), dort besonders dem AIFB (Institut für Angewandte Informatik und Formale Beschreibungsverfahren) und der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften.

Ihre Aufgaben:

  • zielorientierte administrative und organisatorische Unterstützung des Bereichsleiters und des Teams unter eigenständiger Bewertung der Dringlichkeit bestehender Aufgaben
  • selbständige Bearbeitung aller anfallenden Sekretariats-, Büro- und Organisationsaufgaben
  • professionelle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie Kommunikation mit internationalen Partnern auf Englisch
  • selbständige Durchführung von Termin-, Tagungs- und Reiseorganisation
  • eigenständige Mitarbeit bei der Planung, Vorbereitung, Einreichung und Durchführung von Drittmittelprojekten
  • Koordination der internen Abläufe sowie der gemeinsamen Prozesse mit dem KIT
  • eigenständige Durchführung der anfallenden KIT Prüfungsverwaltungstätigkeiten
  • administrative Begleitung des gesamten Promotionsprozesses gemeinsam mit dem KIT

Ihre persönliche Qualifikation:

  • sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Erfahrung in Buch- und Kontenführung, vor allem im Zusammenhang mit drittmittelgeförderten Forschungsprojekten ist von Vorteil
  • sehr gute PC-Kenntnisse (Outlook, MS Office, Google Docs, Google Sheets)
  • ausgeprägtes Organisationstalent, Fähigkeit zum selbstständigen, zielorientierten und systematischen Arbeiten
  • Freude am Arbeiten in einem internationalen Team
  • Teamfähigkeit, Empathie und Sozialkompetenz
  • Verantwortungsbewusstsein und Belastbarkeit
  • Eigeninitiative, Kommunikationsfähigkeit, sicheres Auftreten, hohe Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit, Engagement und Flexibilität
  • schnelle Auffassungsgabe und effizientes Einarbeiten in neue Prozesse

Wir bieten Ihnen ein wertschätzendes Arbeitsumfeld in einer kreativen, aktiven und international renommierten Forschungsgruppe sowie die Möglichkeit, zukunftsorientierte Informationsservices in einem innovativen wissenschaftlichen und technologischen Umfeld mitzugestalten. Sie finden bei uns interessante und abwechslungsreiche Aufgaben und leistungsorientierte Karriere- und Aufstiegsmöglichkeiten. Mit unseren Arbeitszeitmodellen und der Unterstützung des Mobilen Arbeitens ermöglichen wir hohe Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit, unter Berücksichtigung der jeweiligen familiären und betrieblichen arbeitsorganisatorischen Situation. FIZ Karlsruhe versteht sich als eine familienfreundliche Einrichtung, und Chancengleichheit wird bei uns gelebt. Seit Oktober 2016 sind wir durch das audit berufundfamilie zertifiziert (www.fiz-karlsruhe.de/jobs-karriere.html).

Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Das Arbeitsverhältnis ist zunächst auf zwei Jahre befristet, wobei unser Ziel eine langfristige Zusammenarbeit ist. Bewerbungen Schwerbehinderter werden – bei gleicher Eignung – bevorzugt. Informationen zum Datenschutz bei Stellenausschreibungen finden Sie hier.

Ausgezeichnete Kandidaten sind eingeladen, sich bei uns mit den folgenden Unterlagen

  • ausführlicher Lebenslauf
  • Kopien der Abschlusszeugnisse
  • Anschreiben

unter Angabe der Kennziffer 24/2021 zu bewerben.

FIZ Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informationsinfrastruktur GmbH

Personalabteilung

Herr Rainer Kurz

Hermann-von-Helmholtz-Platz 1

76344 Eggenstein-Leopoldshafen

E-Mail: bewerbung(at)fiz-karlsruhe.de

www.fiz-karlsruhe.de