Sachbearbeiter:in Verwaltung (m/w/d)

Am Leibniz-Institut für jüdische Geschichte und Kultur – Simon Dubnow ist folgende Stelle in Rahmen einer Elternzeitvertretung zu besetzen:

Sachbearbeiter:in Verwaltung (m/w/d)

Das Leibniz-Institut für jüdische Geschichte und Kultur – Simon Dubnow (DI) ist eine international ausgerichtete Forschungseinrichtung, die sich der wissenschaftlichen Erforschung der jüdischen Lebenswelten vornehmlich in Mittel- und Osteuropa von der Neuzeit bis zur Gegenwart widmet. Es vertritt diesen Gegenstand in der universitären Lehre und präsentiert die Ergebnisse seiner Forschung in unterschiedlichen Formen vor einer akademischen und allgemein interessierten Öffentlichkeit. Das DI arbeitet eng mit der Universität Leipzig sowie mit der Hebräischen Universität Jerusalem zusammen. Darüber hinaus unterhält es Kooperationsbeziehungen zu zahlreichen wissenschaftlichen Einrichtungen in Israel, den USA, Europa und Deutschland und stellt einen Ort des Austauschs für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus der ganzen Welt dar.

Die Stelle ist ab sofort gemäß § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 TzBfG sachgrundbefristet bis voraussichtlich 9. November 2027 mit 70% eines Vollzeitbeschäftigten (VZÄ) und soll ab 1.1.2027 auf bis zu 100% eines VZÄ aufgestockt werden. Eine Teilzeitbeschäftigung ist möglich.

Ihre Aufgaben:

• Beschaffungsmanagement:
  • eigenverantwortliche Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen jeder Art unter Berücksichtigung der geltenden rechtlichen Bestimmungen, Beratung und Unterstützung der Mitarbeitenden bei Bedarfsanmeldungen, Erstellung von Vergabeunterlagen, Dokumentation der Beschaffungsvorgänge und digitale Ablage; Erstellung von Vergabestatistiken;
• Reisekostenmanagement:
  • Unterstützung der Mitarbeitenden bei reisekostenrechtlichen Fragestellungen inkl. Prüfung von Dienstreiseanträgen und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen auf der Grundlage der Vorgaben des Reisekostenrechts sowie der zugehörigen Verwaltungsvorschriften, Mitarbeit bei der Einführung eines digitalen Reisekostenmanagements; Bearbeitung von Entsendungen;
• Nachhaltigkeitsmanagement:
  • Etablierung von Nachhaltigkeitsmaßnahmen insb. bei Beschaffungsvorgängen, Erstellung eines Nachhaltigkeitskonzepts sowie einer CO2-Bilanzierung;
• Projekt- und Drittmittelmanagement:
  • Finanzielle Abwicklung von (Drittmittel)-Projekten inkl. laufende Überwachung und Steuerung des Budgets,
  • Beratung und Unterstützung der projektverantwortlichen Wissenschaftler:innen hinsichtlich Kostenplanung, Förderregelungen und Mittelverausgabung
  • Dokumentation der Projektunterlagen;
• Übernahme von allgemeinen Verwaltungsaufgaben

Ihr Profil:

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder abgeschlossenes (FH-/Bachelor)-Studium;
• nachweisliche Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung, idealerweise im Bereich Beschaffung/Vergabe, Reisekostenbearbeitung und/oder Drittmittelverwaltung von Vorteil;
• Kenntnisse der Vergabevorschriften der öffentlichen Verwaltung sowie des Reisekostenrechts (SächRKG, BRKG, Auslandsreisekostenverordnung ARV) und/oder Erfahrungen im Dienstreisemanagement wünschenswert;
• Interesse am Thema Nachhaltigkeit;
• Zuverlässige, selbständige, strukturierte, dienstleistungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Maß an Eigeninitiative, Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke;
• gute Deutsch- und Englischkenntnisse;
• sehr gute Kenntnisse der einschlägigen EDV-Anwendungen (MS Office, insbesondere Word, Excel)

Wir bieten:

• eine Vergütung in Abhängigkeit der Qualifikation und Erfahrungen gemäß TV-L bis Entgeltgruppe 8 sowie die damit verbundenen Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes (30 Urlaubstage zzgl. 24. und 31. Dezember bei einer 5-Tage-Woche, betriebliche Altersvorsorge sowie Jahressonderzahlung)
• attraktive Regelungen zu Gleitzeit und mobilen Arbeiten und damit gute Möglichkeiten, um Beruf und Familie vereinbaren zu können
• eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem international geprägten Umfeld
• selbstständiges Arbeiten in einem kleinen, motivierten Team
• einen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Leipzig
• arbeitsplatzbezogene Fortbildungen

Die Gleichstellung aller Beschäftigten ist uns wichtig. Wir freuen uns deshalb über jede Bewerbung unabhängig von ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte sowie gleichgestellte Bewerber:innen werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Ziel ist es zudem, die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu gewährleisten.

Die von Ihnen im Bewerbungsverfahren mitgeteilten Daten werden vom DI verarbeitet. Das DI nutzt die Daten für die Zwecke des Bewerbungsverfahrens. Eine Weiterleitung der Daten an Dritte erfolgt nicht. Vorstellungskosten können leider nicht übernommen werden.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung einschließlich Motivationsschreiben, tabellarischem Lebenslauf, Abschlusszeugnis(sen) sowie Kopien relevanter Zeugnisse und Beurteilungen bis zum 15. September 2026

elektronisch an: bewerbung(at)dubnow.de

Bewerbungen sollten in einer einzigen PDF-Datei gesendet werden. Die Bewerbung per E-Mail erfolgt unverschlüsselt und ist damit datenschutzrechtlich bedenklich. Der:die Bewerber:in trägt dafür die volle Verantwortung.

Für personalrelevante Rückfragen steht Ihnen zur Verfügung: Mandy Fitzpatrick, Tel. 0341- 21735-54, fitzpatrick@dubnow.de