Assistenz der Institutsleitung (w/m/d)

Das Leibniz-Institut für Kristallzüchtung (IKZ) in Berlin-Adlershof ist eine führende Forschungseinrichtung für Wissenschaft & Technik sowie Service & Transfer im Bereich kristalliner Materialien. Durch moderne elektronische und photonische Technologien ermöglichen wir es, Lösungen für gesellschaftliche Herausforderungen wie künstliche Intelligenz, erneuerbare Energien und Gesundheit zu schaffen. Unsere Tätigkeiten reichen von Grundlagenforschung über angewandte Forschung bis hin zu vorindustrieller Entwicklung. Wir kooperieren dazu mit nationalen und internationalen Partnern aus Wissenschaft und Industrie. Das Institut ist Teil des Forschungsverbundes Berlin e.V. https://www.fv-berlin.de/ und gehört der Leibniz-Gemeinschaft https://www.leibniz-gemeinschaft.de/ an. Weiterführende Informationen bietet unsere Website unter https://www.ikz-berlin.de/.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt an unserem Standort in Berlin-Adlershof eine

Assistenz der Institutsleitung (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

• Führung des Institutssekretariats insbesondere Terminmanagement, Korrespondenz, Materialbestellungen, Management von Vertragsunterlagen und weitere klassische Sekretariatsaufgaben
• Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Seminaren mit internationaler Beteiligung, einschließlich Gästebetreuung, Hotelbuchung und Bearbeitung von Auslagenerstattungen
• Dienstreiseplanung, Buchungen und Dienstreiseabrechnungen für den Direktor
• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen der Mitarbeitenden einschließlich Kontrolle der Abrechnungen und Weiterleitung an die Reisekostenstelle
• Erstellung von Arbeitszeugnissen
• Unterstützung bei der Administration des Bewerbungsmanagements

Ihr Ideal-Profil:

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrungen in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute Kenntnisse MS Office
• Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten, stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohes Maß an Eigeninitiative und Selbständigkeit sowie Diskretion und Loyalität

Wir bieten:

• Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
• Selbstständiges Arbeiten in einem kleinen, motivierten Team
• Eine Vollzeitanstellung (39 Wochenstunden) mit der Option auf Teilzeit zunächst befristet für zwei Jahre, eine Entfristung ist vorgesehen
• Attraktive Gleitzeitregelung
• Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) einschließlich der üblichen Sozialleistungen (30 Urlaubstage zzgl. 24. und 31. Dezember bei einer 5-Tage-Woche, betriebliche Altersvorsorge) und Zuschuss zum Firmenticket
• Persönliche Weiterentwicklung durch Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebote

Für alle Bewerbungen besteht Chancengleichheit. Wir sind bestrebt, den Frauenanteil zu erhöhen, daher sind Bewerbungen qualifizierter Interessentinnen besonders willkommen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen und gleichgestellten Personen im Sinne des SGB IX werden bei gleicher Eignung bzw. Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Das IKZ unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und ist durch das Audit „Beruf und Familie“ als familienfreundlich zertifiziert.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Andrea Lepper (andrea.lepper(at)ikz-berlin.de, Tel.: 030 6392 3001).

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Dann bewerben Sie sich direkt über „Online Bewerben“ mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und allen relevanten Zeugnissen. Bewerbungen werden entgegengenommen, bis die Stelle besetzt ist.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!